Cara Jitu Menulis Email Formal yang Membuatmu Lebih Kelihatan Profesional

Nggak banyak orang tahu bahwa email yang buruk penulisannya akan membuat imej yang buruk pula bagi si penulisnya. Apalagi kalau ditulis dengan gaya chatting dengan terlalu banyak emoticon.

Dan jika sebuah email formal ditulis dengan asal-asalan, si pembaca tidak akan terlalu tertarik untuk membalas atau membantu.

Atau kemungkinan terburuk, si pembaca email merasa tersinggung dan tidak membalas. Sayang kan? Dan bencana terbesar adalah, ketika kamu membalas email dengan gaya koboi dan semua orang yang di-cc membaca emailmu dan membatin "Idih!"

Sumber gambar: goodreads.com

Kalau kamu termasuk yang cukup sering memakai email untuk berkorespondensi, cobain deh cara-cara berikut.

1. Jangan nulis memakai bahasa Inggris kalau kamu tidak menguasai bahasa Inggris formal. 

Sumber gambar: sugarscape.com

Mungkin kamu mau keliatan keren tapi hal seperti ini malah membuat reputasimu jelek. Kenapa? Karena kalau bahasa Inggrismu tidak mumpuni dan tetap memaksa nulis pakai bahasa Inggris akan menimbulkan kesan kamu serampangan. Dan si penerima ngerasa kamu nggak profesional.

2. Pada saat menulis di kolom subjek, pastikan tidak lebih dari empat kata.

Sumber gambar: her.ie

Subyek yang kepanjangan akan bikin orang bingung. Pastikan pendek namun representatif, contohnya: Pertanyaan Tentang Skripsi atatu Meeting Minggu Depan.

3. Perhatikan kolom cc dan bcc.

Sumber gambar: viamediahealth.com

Ketika kamu membalas email, perhatikan kolom cc dan bcc. Pastikan kamu selalu pencet tombol reply all ketika membalas email sehingga semua orang mendapat balasanmu. Tapi ketika seseorang mencantumkan alamat emailmu di kolom bcc berarti kamu "diam-diam" diajak untuk dilibatkan. Jadi jangan terburu-buru membalas emailnya.

4. Selalu mulai dengan sapaan.

Sumber gambar: reactiongif.org

Mulailah dengan Selamat Pagi atau Yth. Bapak XXX.

5. Ikuti dengan sedikit sentuhan perhatian.

Sumber gambar: blog.joinkoru.com

"Semoga Bapak dalam keadaan sehat" kalau kamu belum kenal dengan si penerima email atau bisa juga misalnya "Semoga meeting kemarin berjalan lancar", jika kamu dan si penerima email sudah mengenal satu sama lain. 

6. Perkenalkan dirimu dan bagaimana kamu bisa mendapat email mereka.

Sumber gambar: thatdisneygif.tumblr.com

Jika kamu nggak pernah koresponden sebelumnya, kamu harus memperkenalkan dirimu dulu. Dan jika kamu mendapat alamat emailnya dari orang atau media lain, kamu juga harus bilang dari mana kamu mendapat email tersebut. Contoh: "Nama saya Budi Prasetyo dan saya adalah Sales Manager PT. Dunia Akhirat yang bergerak di bidang ekspor dan impor. Saya mendapatkan alamat email Ibu Grace dari website perusahaan Ibu".

7. Tanpa mbulet, tulis tujuanmu mengirimkan email.

Sumber gambar: giphy.com

Ini memang bagian tersulit. Karena email panjang bertele-tele akan membuat si penerima makin bingung dan merasa waktunya terbuang. Cara praktis adalah menggunakan strategi Apa, Kapan, Di mana, Siapa. Contohnya: "Saya hendak berdiskusi mengenai Bab 3 skripsi saya dengan Ibu Wati. Apakah memungkinkan saya bertemu setelah jam mengajar besok di kantor Ibu? Saya tidak ada kelas setelah pukul 2 siang."

8. Ceritakan kondisi atau penawaranmu.

Sumber gambar: adaobiokwy.com

Jika ada tambahan informasi yang harus dilihat lewat lampiran, pastikan kamu juga mengikutsertakan informasi tambahan yang si penerima email perlu perhatikan. Contohnya: "Terlampir brosur dan daftar harga produk kami sebagai bahan pertimbangan untuk perusahaan Bapak. Di halaman empat, kami mencantumkan beberapa discount menarik."

9. Satu paragraf = satu point pembicaraan.

Sumber gambar: angeladcoleman.com

Email bukanlah chat atau cerpen dan harus ditulis singkat, padat, dan jelas. Jadi kalau memang harus terpaksa menulis sedikit panjang, pastikan dipisah-pisah dengan paragraf dan masing-masing paragraf hanya menjelaskan satu poin saja.

10. Pastikan ada permintaan follow-up darimu.

Sumber gambar: wifflegif.com

"Silahkan Bapak/ Ibu pertimbangakn dulu permintaan saya ini dan jangan ragu untuk menghubungi saya di no hp 081-234- XXXX jika ada pertanyaan." atau "Kami sangat menantikan kehadiran tim perusahaan Ibu pada acara ini dan mohon RSVP dengan membalas email ini ke saya sebelum tanggal 20 Desember".

11. Tutup dengan harapan pendek.

Sumber gambar: supersmashbros.wikia.com

Ini juga penting nih. Jangan lupa ucapkan terima kasih dan sertai perhatian pendek. Contoh: "Terima kasih atas perhatian Ibu dan selamat berakhir pekan".

12. Beri nama lengkapmu.

Sumber gambar: laurenshowen.com

Pada akhir email, jangan lupa menuliskan nama lengkapmu. Bukan nama panggilanmu atau nama unyu-unyu. Okeh?

13. Gunakan bahasa baku.

Sumber gambar: giphy.com

Pakailah bahasa Indonesia yang formal. Hindari bahasa gaul, bahasa singat-singkat, atau bahasa alay. Ini contoh buruk: "Bu srtnya gx perl dkrm bsok? Tq". #mintadijitak

14. No emoticons!

Sumber gambar: knowyourmeme.com

Sekilas emoticon senyum atau ketawa memang lumrah dipakai tapi itu adalah NO NO untuk email formal ke dosen, klien, apalagi bos. Karena akan memberi kesan kamu nggak profesional dan kekanak-kanakan.

15. Perhatikan penggunaan huruf kapital dan tanda baca.

Sumber gambar: thecreatorsproject.vice.com

Jika perlu menulis tanda seru atau tanda tanya, pastikan cukup satu pada akhir kalimat. Kalau lebih dari satu tanda tanya atau tanda seru itu...tidak sopan! Menulis dengan menggunakan huruf kapital semua juga dianggap kasar dan emosional. Jadi jangan begitu ya!

16. Jangan langsung kirim!

Sumber gambar: gifsgallery.com